Lhůty v zadávacím řízení

 

Rozhodnutí Úřadu ze dne 29. 6. 2010, č. j. ÚOHS-S430,446/2010/VZ-7942/2010/520/EMa, potvrzené rozhodnutím předsedy Úřadu ze dne 25. 5. 2011, č. j. ÚOHS-R29/2011/VZ-8303/2011/310/JSl

 

V uvedeném rozhodnutí Úřad konstatoval, že zadavatel nedodržel postup stanovený v § 39 odst. 1 ZVZ, když nestanovil lhůtu pro podání nabídek s ohledem na předmět veřejné zakázky.

V šetřeném případě zadavatel stanovil lhůtu pro podání nabídek v délce 30 dnů. Následně zadavatel lhůtu pro podání nabídek postupně prodloužil na 45 dnů. Minimální lhůta pro podání nabídek v otevřeném nadlimitním řízení mohla podle ZVZ (uveřejnění předběžného oznámení + využití možnosti zkrácení lhůty) činit 29 dnů.

Úřad v této souvislosti konstatoval, že ze strany zadavatele musí stanovení lhůty pro podání nabídek předcházet posouzení všech okolností relevantních pro možnost zpracování konkurenceschopné nabídky splňující všechny zákonem i zadavatelem požadované náležitosti, a to vše ve vztahu k charakteru předmětu veřejné zakázky. V daném případě bylo podle Úřadu nejprve nutné zohlednit objem a cenu plnění veřejné zakázky (stavební práce týkající se 52 mostů), kdy u poloviny mostů bylo zadavatelem vyžadováno zpracování projektových dokumentací, vše s předpokládanou hodnotou 400 milionů korun. Při stanovení lhůty pro podání nabídek je rovněž třeba přihlédnout k věcnému obsahu zveřejněných předběžných informací. Zadavatel v předběžném oznámení definoval předmět veřejné zakázky CPV kódem 45221118-2 (Výstavba mostů nesoucích potrubí), slovně vyjádřil, že se bude jednat o „komplexní revitalizace vybraných mostů a mostků na silnicích 2. a 3. třídy“, přičemž neuvedl předběžný počet mostů, ani informaci, že součástí předmětu plnění budou i projektové práce. Oproti tomu v oznámení o zakázce zadavatel definoval předmět veřejné zakázky CPV kódem 4521100-3 (Stavební úpravy mostů) a definoval druh zakázky jako „stavební práce a projekt a provádění“. V zadávací dokumentaci zadavatel definoval předmět veřejné zakázky CPV kódy 45221100-3 (Stavební úpravy mostů) a 71250000-5 (Architektonické, technické a zeměměřičské služby). Je tak zřejmé, že potenciální dodavatelé, v době seznámení se s předběžnými informacemi, neměli vyčerpávající představu o předmětu veřejné zakázky.

Úřad dále uvedl, že následné prodlužování lhůty na celkem 45 dní přitom nemůže obstát, neboť zpracování nabídky je postupným procesem a v případě, že dodavatel zvažuje účast v zadávacím řízení, zohledňuje mimo obchodního zájmu a kvalifikačních požadavků, právě i lhůtu pro podání nabídky, resp. skutečnost, bude-li schopen v takové lhůtě kvalifikovanou a konkurenceschopnou nabídku podat. Pokud tedy dodavatel počítá s tím, že má na zpracování, resp. podání nabídky 29 dnů, přizpůsobuje této lhůtě svoje rozhodování o tom, zda se zadávacího řízení účastnit či nikoliv. Postupné prodloužení lhůty pro podání nabídek na 45 dnů se tak týkalo především dodavatelů, kteří se již při řádném oznámení o zakázce rozhodli účastnit se zadávacího řízení. V případě, kdy by zadavatel stanovil lhůtu pro podání nabídek delší, mohli se zadávacího řízení účastnit i uchazeči, kteří při oznámení o zahájení zadávacího řízení s původní stanovenou lhůtou pro podání nabídek „vyhodnotili“ svoji účast jako nereálnou.

 

Rozhodnutí Úřadu ze dne 30. 3. 2012, č. j. ÚOHS-S366/2013/VZ-20111/2013/521/HKu

 

Zadavatel požadoval od zájemců o účast v zadávacím řízení za účelem prokázání kvalifikačních předpokladů mj. doložení dokladu o autorizaci osob, jejímž prostřednictvím zájemce zabezpečuje odbornou způsobilost v oboru dopravní stavby. V případě, že by zájem o účast v zadávacím řízení projevili zahraniční dodavatelé, kteří by za účelem získání všech požadovaných dokladů k prokázání kvalifikace museli po zveřejnění oznámení o zakázce požádat uznávací orgán o vystavení osvědčení o autorizaci, je zřejmé, že vzhledem ke stanovené lhůtě k podání žádostí o účast v délce 40 dní by v případě plného využití možné 60 denní lhůty pro vydání dokladu uznávacím orgánem nemohli takoví zájemci požadovanou kvalifikaci ve lhůtě pro podání žádostí o účast prokázat.

Argument zadavatele týkající se postupného prodloužení lhůty k podání žádostí o účast v návaznosti na zveřejnění dodatečných informací nelze akceptovat, neboť účast v zadávacím řízení zvažují potenciální dodavatelé v okamžiku, kdy se dozví o jeho zahájení.

Skutečnost, že ověření odborné kvalifikace a vydání příslušného osvědčení je v praxi v některých případech provedeno rychleji, než ve výše uváděné lhůtě 60 dnů, je pro potřeby posouzení případu irelevantní.

 

Rozhodnutí Úřadu ze dne 1. 11. 2017, č. j. ÚOHS-S0372/2017/VZ-31947/2017/532/ZČa, potvrzené rozhodnutím předsedy Úřadu ze dne 8. 2. 2018, č. j. ÚOHS-R0213/2017/VZ-03918/2018/322/KTr

 

Pokud zadavatel původně stanoví požadavky na prokázání kvalifikace či další podmínky pro plnění veřejné zakázky a ty následně změní tím způsobem, že nové podmínky jsou oproti původním mírnější či benevolentnější, pak nelze než dospět k závěru, že taková změna může rozšířit okruhu potenciálních dodavatelů, kteří by byli schopni podat svoji nabídku.

Zadavatel v rámci „Vysvětlení, změna nebo doplnění zadávací dokumentace č. 1“ upustil od požadavku na osobu specialisty k provádění geotechnického monitoringu. Touto změnou zadávacích podmínek zadavatel nepochybně mohl rozšířit okruh možných dodavatelů.

Za rozhodný moment, kdy má být lhůta pro podání nabídek prodloužena – a to ve smyslu § 99 odst. 2 ZZVZ tak, aby od odeslání změny nebo doplnění zadávací dokumentace činila nejméně celou původní lhůtu pro podání nabídek – je nutné považovat změnu zadávacích podmínek provedenou prostřednictvím „Vysvětlení, změny nebo doplnění zadávací dokumentace č. 1“, resp. okamžik uveřejnění změny na profilu zadavatele a odeslání oznámení o provedené změně do Věstníku veřejných zakázek a do Úředního věstníku Evropské Unie. Právě od tohoto dne mají mít případní další dodavatelé, kterým by tato změna umožnila účast v zadávacím řízení, garantováno, že budou mít k dispozici alespoň celou původní lhůtu pro podání nabídek tak, aby byli z časového hlediska schopni vypracovat a podat svoje nabídky.

 

Rozhodnutí Úřadu ze dne 27. 8. 2015, č. j. ÚOHS-S0360/2015/VZ-25283/2015/522/DMa, potvrzené rozhodnutím předsedy Úřadu ze dne 1. 7. 2016, č. j. ÚOHS-R298/2015/VZ-27423/2016/321/MMl

 

Není přípustné, aby zadavatel prostřednictvím poskytnutí dodatečných informací v průběhu zadávacího řízení měnil konkrétní předmět veřejné zakázky nebo byť jen částečně modifikoval zadávací dokumentaci. Má-li zadavatel dostát zásadě nediskriminace účastníků, je povinen při změně zadávací dokumentace buď vyhlásit řízení nové, nebo oznámit její změnu takovým způsobem, aby nebyli diskriminováni žádní potenciální dodavatelé, tedy oznámit změnu zadávací dokumentace stejnou formou, jakou ji sám vyhlásil, a to za dodržení stejných podmínek, zejména zákonem stanovených lhůt.

Na všech zadávacích podmínkách je zadavatel povinen s ohledem na transparentnost zadávacího řízení trvat. Zadavatel nemůže v průběhu zadávacího řízení určit, které požadavky jsou podstatné, případně důležitější, a na kterých již v dalším průběhu zadávacího v podstatě není nutné trvat, jinak než změnou zadávacích podmínek.

V případě šetřené zakázky umožnil zadavatel úpravou specifikace dodání přístroje s odlišnými parametry (odlišnou úhlopříčkou displeje), které by jinak musel hodnotit jako nesplnění původního požadavku zadavatele. Touto změnou požadavku zadavatele za současného neprodloužení lhůty pro podání nabídek mohlo dojít k diskriminaci potenciálních dodavatelů či uchazečů, jež by disponovali a nabízeli monitor jiný než požadovaný zadavatelem v původních zadávacích podmínkách.

Výrobci (dodavatelé), kteří byli schopni po změně požadavku zadavatele na velikost úhlopříčky monitoru podat nabídku, by se neměli dostat do znevýhodněné pozice, a být tak diskriminováni kratší lhůtou pro podání nabídek ve srovnání s těmi dodavateli, kteří mohli podat nabídky i za splnění původních zadávacích podmínek, a měli tak pro přípravu nabídek „celou lhůtu pro podání nabídek".

 

Rozhodnutí Úřadu ze dne 26. 2. 2016, č. j. ÚOHS-S0062/2016/VZ-07598/2016/533/HKu

 

Zadavatel musí při stanovení lhůty pro podání nabídek dodržet alespoň její zákonem stanovenou minimální délku. Povinnost musí být splněna zadavatelem bez výjimky, neboť nezákonné zkrácení lhůty pro podání nabídek představuje zásah do práv dotčených subjektů, tj. potenciálních dodavatelů, kteří se rozhodují podat nabídku na konkrétní veřejnou zakázku, což může negativně ovlivnit jejich rozhodnutí, zda nabídku vůbec podají. Kogentně stanovená minimální lhůta pro podání nabídek má zaručovat dostatečný časový prostor k tomu, aby se dodavatelé o samotné veřejné zakázce dozvěděli, a také dostatečný čas ke zpracování nabídky tak, aby co nejlépe odpovídala požadavkům zadavatele.

Ačkoliv se zkrácení zákonem stanovené lhůty pro podání nabídek o 13 hodin může jevit jako zanedbatelné pochybení zadavatele, nelze jej tolerovat.

Postupné prodloužení lhůty k podání nabídek (ve svém souhrnu splňující minimální zákonnou délku lhůty pro podání nabídek) nelze považovat za relevantní, neboť účast v zadávacím řízení zvažují potenciální dodavatelé v okamžiku, kdy se dozví o jeho zahájení a kdy mají současně všechny podstatné informace o podmínkách účasti v zadávacím řízení. Nelze tedy vyloučit, že pokud by uchazeči mohli již v okamžiku zahájení zadávacího řízení počítat s delší lhůtou pro podání nabídek, mohlo by se do dané soutěže přihlásit více dodavatelů.

 

Rozhodnutí Úřadu ze dne 7. 10. 2015, č. j. ÚOHS-S0001/2014/VZ-32300/2015/531/JDo, potvrzené rozhodnutím předsedy Úřadu ze dne 14. 8. 2015, č. j. ÚOHS-R228/2014/VZ-22989/2015/321/BRy

 

Změna zadávací dokumentace je možná, avšak pouze v případě, že k ní dojde v souladu se všemi základními zásadami zadávacího řízení. Zadavatel je tudíž povinen při provedení změny zadávacích podmínek si počínat tak, aby tato změna byla promítnuta do zákonem stanovených lhůt a aby žádný z potenciálních dodavatelů nebyl v důsledku změny diskriminován. Změnu termínu plnění veřejné zakázky obecně je nutné považovat za změnu zadávacích podmínek. Nejedná se o „pouhé“ upřesnění zadávacích podmínek, nýbrž zcela jednoznačně o změnu zadávacích podmínek. Jinak řečeno, těmito dodatečnými informacemi bylo pozměněno vymezení předmětu veřejné zakázky.

Délka lhůty pro podání nabídek by měla potenciálním dodavatelům zaručovat dostatečný časový prostor, aby se o veřejné zakázce nejen dozvěděli, ale také aby mohli zpracovat svoji nabídku tak, aby co nejlépe odpovídala požadavkům zadavatele. Při stanovení délky lhůty pro podání nabídek je tedy zadavatel povinen přihlížet k předmětu veřejné zakázky, tj. zda jím poptávané plnění je na relevantním trhu „běžně“ dostupné, či zda se naopak jedná o plnění specifické (ojedinělé), a tomu následně přizpůsobit délku předmětné lhůty.

Při posuzování přiměřenosti lhůty pro podání nabídek (s ohledem na § 41 odst. 1 zákona) je třeba náležitě posoudit povahu provedené změny, tj. konkrétní obsah a rozsah plnění, potřebnou dobu pro zvážení účasti v zadávacím řízení, potřebnou dobu pro zpracování kvalifikované nabídky, a to vše s ohledem na předmět veřejné zakázky, jenž má být ve prospěch zadavatele realizován. Zadavatel je povinen vždy zkoumat povahu provedené úpravy a podle toho přiměřeně provést prodloužení lhůty pro podání nabídek, přičemž příslušná lhůta by měla být prodloužena vždy, byť i v případě marginální úpravy zadávacích podmínek.

 

Rozhodnutí Úřadu ze dne 6. 2. 2018, č. j. ÚOHS-S0486/2017/VZ-03745/2018/521/RŠu

 

Proporcionalitu či úměrnost je nutné dodržovat nejen při stanovení parametrů a požadavků předmětu plnění veřejné zakázky, ale ve všech fázích zadávacího řízení, a to takovým způsobem, aby postupem zadavatele nedocházelo k omezování hospodářské soutěže. Zadávací řízení je zahájeno okamžikem odeslání příslušného formuláře k uveřejnění do Věstníku veřejných zakázek (příp. i do Úředního věstníku Evropské unie), přičemž odeslání příslušného formuláře musí být potvrzeno ze strany provozovatele těchto portálů. V opačném případě nelze považovat zadávací řízení za zahájené a lhůta pro podání nabídek neběží.

Byť zákon výslovně neudává povinnost stanovení lhůty s ohledem na předmět veřejné zakázky tak, jak tomu bylo v předcházející právní úpravě, je nepochybné, že tato povinnost jednoznačně vyplývá zejm. ze zásady přiměřenosti vztahující se ke všem úkonům zadavatele v zadávacím řízení. Zadavatel v doplnění zadávací dokumentace stanovil v technických podmínkách požadavek na schválení úplného kompletního vozidla. Úplné kompletní vozidlo lze chápat jako vozík (výsuvný nebo signalizační s LED panelem) s nainstalovanou CB varovnou vysílačkou, včetně nástavby přívěsu. Proces získání schválení je však časově náročný (v řádech týdnů až měsíců). Lhůta pro podání nabídek 61 dnů tedy nebyla přiměřená časové náročnosti získání potřebných schválení a osvědčení, čímž se značně omezila možnost účastnit se zadávacího řízení těm dodavatelům, kteří nedisponovali schváleními pro předmětné vozíky a současně CB varovné vysílačky, resp. následným schválením pro úplné kompletní vozidlo.

 

Rozhodnutí Úřadu ze dne 27. 9. 2017, č. j. ÚOHS-S0306/2017/VZ-28032/2017/542/PKn

 

K naplnění povinnosti dané ustanovením § 54 odst. 1 ZZVZ stanovit lhůtu pro podání nabídek minimálně v délce 11 pracovních dnů od zahájení zadávacího řízení, tj. ode dne následujícího po dni zahájení zjednodušeného podlimitního řízení (od 4. 7. 2017), by došlo při stanovení této lhůty minimálně do 20. 7. 2017, 24:00 hod. Z uvedeného je patrné, že dodavatelům nebylo v šetřeném zadávacím řízení na veřejnou zakázku poskytnuto celých 11 pracovních dnů pro podání nabídek, neboť lhůta pro podání nabídek ve zjednodušeném podlimitním řízení byla zadavatelem stanovena do 20. 7. 2017 ve 13:00 hod., tedy na 10 dnů a 13 hodin.

Úřad konstatuje, že ačkoliv se zkrácení zákonem stanovené lhůty pro podání nabídek o 11 hodin může na první pohled jevit jako zanedbatelné pochybení zadavatele, nelze jej tolerovat a připustit neumožnění využití celé, zákonem jako minimální lhůty stanovené pro koncipování a podání nabídek, neboť ustanovení § 54 odst. 1 ZZVZ obligatorně ukládá zadavatelům stanovit lhůtu pro podání nabídek v minimální délce celých 11 pracovních dnů.

 

Rozhodnutí Úřadu ze dne 14. 6. 2016, č. j. ÚOHS-S0262/2016/VZ-25177/2016/543/MŠl

 

Lhůta pro podání nabídek může dle charakteru předmětu veřejné zakázky a z toho plynoucí náročnosti zpracování nabídky být i delší než lhůta stanovená zákonem jako minimální. Je pravděpodobné, že u složitých zakázek by stanovení minimální, byť zákonné lhůty mohlo být pokládáno za porušení zákona, protože minimální lhůta by neumožnila zpracování odpovídající nabídky. V daném případě zadavatel stanovil lhůtu v délce 14 dnů a 14 hodin, ačkoli tato lhůta měla činit alespoň 15 dnů a více (lhůta pro podání nabídek u podlimitních veřejných zakázek zadávaných ve zjednodušeném podlimitním řízení nesmí být kratší než 15 (celých) dnů). Ačkoliv by se mohlo jevit zkrácení lhůty pro podání nabídek o 10 hodin jako zanedbatelné, nelze tolerovat jakoukoliv odchylku ve stanovení předmětné lhůty spočívající v jejím zkrácení, neboť zákon v ustanovení § 39 odst. 3 písm. b) bodu 2. ZVZ obligatorně ukládá zadavatelům stanovit předmětnou lhůtu v minimální délce 15 dnů. Zkrácení lhůt ve smyslu ustanovení § 40 odst. 1 ZVZ nelze v případě postupu ve zjednodušeném podlimitním řízení připustit, neboť tato možnost se dle dikce předmětného ustanovení vztahuje pouze na veřejné zakázky zadávané v otevřeném nebo užším řízení. Pokud si zadavatel v ZPŘ vyhradí, že v nabídkách požaduje předložení dokladů k prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů namísto čestných prohlášení, překračuje tak svoji pravomoc, která je mu svěřena v § 62 odst. 3 ZVZ.

 

Rozhodnutí Úřadu ze dne 25. 11. 2015, č. j. ÚOHS-S0823/2015/VZ-41084/2015/551/OPa

 

V daném případě se jednalo o podstatnou změnu, když celková doba plnění předmětu veřejné zakázky se z původních 276 dnů prodloužila na dnů 391, tedy skoro o 4 měsíce. Podstatná je přitom z pohledu posouzení věci skutečnost, že došlo k posunutí termínů zahájení a dokončení stavebních prací, neboť tyto termíny jsou pro dodavatele ucházející se o veřejnou zakázku stěžejní, jelikož jsou v závislosti na nich schopni plánovat především své kapacity, což bezesporu ovlivňuje jejich rozhodování o případném podání nabídky.

Zjistil-li zadavatel před podáním nabídek, že v důsledku průtahů v řízení není schopen v plánovaném termínu uzavřít smlouvu s vybraným uchazečem, v důsledku čehož se původně stanovené termíny plnění stanou nereálnými, může přistoupit např. ke změně zadávacích podmínek veřejné zakázky a úpravě termínů plnění, atd., vždy však musí být ze strany zadavatele zajištěno, aby na případnou změnu termínu plnění mohli adekvátně reagovat všichni potenciální dodavatelé ucházející se o danou veřejnou zakázku, není tedy přípustné pouze uzavřít smlouvu se změnami v termínu plnění, neboť se jedná o změnu podstatnou, která mohla ovlivnit výsledek zadávacího řízení.

cs | en