Prevence

 

Existuje mnoho kroků, které mohou zadavatelé podniknout, aby zvýšili naději na efektivnější soutěž ve veřejných zakázkách a redukovali riziko uzavírání tajných dohod. Zadavatelé by měli zvážit přijetí následujících opatření:

 

Být maximálně informován před vyhlášením zadávacího řízení

 

Velmi prospěšný je pečlivý průzkum trhu, tj. sběr informací o škále produktů a/nebo služeb dostupných na trhu, které by uspokojily požadavky zadavatele, stejně jako informací o potenciálních dodavatelích těchto produktů. Tento průzkum jednoznačně povede k dosažení nejlepší užité hodnoty ve vztahu k ceně. V této souvislosti je dobré rozvíjet odbornou způsobilost pracovníků zadavatele pořádajících výběrová řízení, zejména pokud často zpracovávají obdobné zakázky. Na co se tedy zaměřit? 

  • Charakteristika trhu (včetně posledních průmyslových aktivit a trendů způsobilých ovlivnit výběrové řízení a zejména zlevnit zakázku),
  • náchylnost ke vzniku tajných dohod (charakteristické rysy takových trhů jsou popsány níže), 
  • co lze zjistit o potenciálních uchazečích (kde všude působí, jaké ceny nabízejí v obdobných výběrových řízeních i zadavatelům ze soukromého sektoru, tzv. B2B zakázky), 
  • informace o předchozích výběrových řízeních na stejné nebo podobné výrobky (zejména výše ceny), 
  • jaké mají zkušenosti ostatní zadavatelé (zda znají stejný okruh dodavatelů, mají s nimi již nějaké zkušenosti, jakou cenu hradili).

 

Nastavit výběrové řízení tak, aby došlo k maximální účasti vzájemně si konkurujících podniků

 

Efektivita soutěže se zvýší, pokud je dostatečný počet důvěryhodných uchazečů schopen odpovědět na výzvu k účasti na výběrovém řízení a je pozitivně stimulován k soutěži o kontrakt. Účast na výběrovém řízení může být například usnadněna tím, že zadavatelé zmenší náklady na podání nabídky, nestanoví požadavky bezdůvodně omezující soutěž, povolí firmám z jiných regionů nebo zemí účastnit se nebo navrhnou způsoby, jak přimět malé firmy podílet se na výběrovém řízení, i když se nemohou ucházet o celý kontrakt.

Dobré je rovněž docílit zvýšení nejistoty mezi firmami ohledně počtu nabídek a konkrétních uchazečů. To zhorší uchazečům možnost uzavřít efektivní kartelovou dohodu. Zadavatelé by se měli vyhnout příliš dlouhým časovým úsekům mezi kvalifikací a přidělením zakázky, neboť mohou rovněž usnadnit vznik tajné dohody.

Snížení přípravných nákladů na nabídku může vést ke zvýšení počtu uchazečů. Toho může být dosaženo mnoha způsoby:

  • zefektivněním soutěžních postupů napříč časem a produkty (např. použití stejných formulářů pro žádosti, požadavek stejného typu informace atd.), 
  • vytvářením balíčků výběrových řízení, což povede k rozložení fixních nákladů přípravy nabídky, 
  • vedením oficiálního seznamu schválených smluvních partnerů nebo osvědčení od oficiálních certifikačních agentur,
  • povolením dostatečného času pro firmy k tomu, aby připravily a podaly nabídku, 
  • použitím elektronického nabídkového systému, pokud je k dispozici.

 

Zvýšení počtu konkurentů v boji o zakázku v praxi také znamená: 

  • snížení nákladů na podání nabídky (minimální požadavky by měly být úměrné velikosti a obsahu zadávacího kontraktu, neměly by být vytvářeny překážky pro účast, jako jsou regulace velikosti, složení a povahy firem, které mohou podat nabídku), 
  • nestanovení nadbytečných kvalifikačních a územních požadavků na účast (složení vysokých peněžních záruk ze strany uchazečů jako podmínky pro podání nabídky může zabránit jinak kvalifikovaným malým uchazečům účastnit se výběrového řízení), 
  • navržení způsobů, jak přimět malé podniky podílet se na výběrovém řízení, i když se nemohou ucházet o celou zakázku (umožnit nabídky na určité části nebo předměty v rámci kontraktu nebo jejich kombinace, spíše než nabídky pouze na celý kontrakt, například u větších kontraktů je třeba hledat ve výběrovém řízení oblasti, které budou atraktivní a vhodné pro malé a středně velké podniky),
  • neomezovat účast na určitou kategorii dodavatelů, vždy podporovat možnost účasti i zahraničních dodavatelů (nediskvalifikovat uchazeče z budoucích výběrových řízení či je okamžitě neodstranit ze seznamu uchazečů, pokud nepodali nabídku v posledním výběrovém řízení).

     

Jasně definovat požadavky a vyhnout se předvídatelnosti

 

Specifikace veřejné zakázky by měla být navržena tak, aby se vyhnula zaujatosti, a měla by být jasná a komplexní, nicméně ne diskriminační. Měla by se obecně soustředit na praktické výstupy, zejména na to, čeho má být dosaženo, spíše než na to, jak toho má být dosaženo. To, jak jsou požadavky na výběrové řízení napsány, ovlivňuje počet a typ dodavatelů, kteří mají na výběrovém řízení zájem, a tím i úspěch výběrového řízení. Čím jasnější požadavky, tím snadnější je pro potenciální dodavatele těmto požadavkům rozumět, a tím větší důvěru budou mít při přípravě a podání nabídky. Srozumitelnost by neměla být zaměňována za předvídatelnost. Předvídatelnější plán zakázky a neměnící se objem prodeje či nákupu může usnadnit tajné dohody. Naopak vyšší hodnota a méně časté zadávací možnosti více stimulují uchazeče k soutěžení.

Podmínky soutěže by měly být nezávisle zkontrolovány před konečným zadáním, aby bylo zajištěno, že mohou být jasně pochopeny. Není dobré nechat prostor dodavatelům, aby sami definovali klíčové podmínky v období po vypsání výběrového řízení. Rozumné je používat specifikace očekávaného výstupu a uvádět, co je skutečně požadováno, spíše než popis produktu. Zadavatelé by se měli vyhnout vypsání výběrového řízení v případě, kdy je kontrakt stále v raných fázích specifikace. Za výjimečných okolností, kdy je to nevyhnutelné, je rozumné požadovat, aby nabízející udávali jednotky. Toto měřítko může být použito, jakmile je známo potřebné množství.

Kdykoliv je to možné, nechť zadavatel definuje specifikace možných substitučních produktů nebo substitutů ve smyslu praktického výkonu a funkčních požadavků. Alternativní a inovativní zdroje dodávek ztěžují tajné dohody. Efektivní je rovněž spolupracovat s jinými subjekty z veřejného sektoru na vedení společného zadávání.

 

Nastavit výběrové řízení tak, aby došlo k efektivnímu snížení komunikace mezi uchazeči a vyzrazení klíčových informací

 

Transparentnost a omezení vzájemné komunikace mezi uchazeči o zakázku jsou pro efektivní výběrové řízení klíčové. Podmínky soutěže by tedy měl zadavatel nastavit tak, aby uchazeči neměli žádný důvod vzájemně se kontaktovat a komunikovat spolu.

Otevřená výběrová řízení umožňují lepší komunikaci a signalizaci mezi nabízejícími. Požadavek, že nabídky musí být podány osobně, poskytuje možnost pro komunikaci a uzavírání kartelových dohod. Například pokud uchazeči potřebují provést kontrolu na místě, je vhodné se vyhnout shromáždění uchazečů na stejném místě ve stejnou dobu. Tomuto může být zabráněno například použitím elektronického nabízení. Při zveřejňování výsledků výběrového řízení je rovněž vhodné pečlivě zvážit, jaké informace jsou publikovány, a vyhnout se uveřejnění soutěžně citlivých informací, jelikož to může usnadnit utvoření schémat bid rigging.

Opatrnost je na místě i při využívání služeb konzultantů pro účely pořádání a organizace výběrového řízení, protože mohou mít vybudované pracovní vztahy s jednotlivými uchazeči. Namísto toho lze použít odborné posudky takových konzultantů k jasnému popsání kritérií/specifikace zakázky a následně již vést vlastní zadávací řízení interně.

Rovněž lze požadovat, aby uchazeči uveřejnili veškerou komunikaci s konkurenty, případně, aby podepsali potvrzení o nezávislém vypracování nabídky (Certificate of Independent Bid Determination). Zadavatelé mohou požadovat prohlášení nebo osvědčení každého uchazeče, že podaná nabídka je autentická, není výsledkem tajné dohody a byla podána se záměrem přijmout kontrakt, pokud bude danému uchazeči přidělen. Může být zvážen požadavek podpisu fyzické osoby s právem reprezentovat danou společnost, a přidání zvláštních pokut za falešná prohlášení. Vhodné je také:

  • požadovat, aby uchazeči předem uveřejnili, zda zamýšlejí využití subdodavatelů (a kterých), neboť subdodávky mohou být prostředkem k rozdělení zisků mezi stranami kartelu, 
  • obezřetnost je zejména na místě u dodavatelů, kteří byli sankcionováni v minulosti za uzavírání zakázaných dohod, byť např. na jiném trhu či území, a i když se jedná o firmy, jež nejsou schopné podat samostatné nabídky v dané soutěži,
  • zahrnout do podmínek zakázky upozornění týkající se sankcí za bid rigging v ČR, případně EU, a dále např. stanovit sankce, pokud spiklenci podepíší potvrzení o nezávislém vypracování nabídky (lze zahrnout i možnost požadovat pro zadavatele odškodné), 
  • oznámit uchazečům, že jakékoliv nároky na zvýšení vstupních nákladů, které způsobí, že rozpočet bude muset být navýšen, budou důkladně prošetřeny,
  • pokud v průběhu zadávacího řízení asistují externí konzultanti, měli by být náležitě vyškoleni, je též vhodné, aby podepsali smlouvu o utajení a aby se zavázali nahlásit nepatřičné chování soutěžitele nebo jiný potenciální konflikt zájmů.

     

Je třeba zvýšit povědomí zaměstnanců zadavatele o rizicích spojených s těmito tajnými dohodami

 

Příslušní pracovníci zadavatele by se měli stát odborníky na dané trhy, monitorovat chování uchazečů a efektivně komunikovat s kolegy od jiných zadavatelů. To je samozřejmě možné zejména tam, kde se jedná o opakované zadávání zakázek zadavatelem. Na místě je vytváření databází o dodavatelích, zboží, cenách a kvalitě plnění a sdílení těchto údajů s dalšími zadavateli. Obecně by však měli příslušní pracovníci zadavatele vždy znát principy fungování dohod typu bid rigging, definovat praktické projevy kartelu na trhu i faktory usnadňující vznik těchto dohod.

Zadavatel by měl mít zpracována interní pravidla prevence bid riggingu a dále pravidla postupu pro jeho odhalování a potírání. Příslušní pracovníci by se měli s takovými pravidly seznámit a přesně vědět, jak postupovat v případě zjištění indicií o kartelovém jednání. Zadavatel by měl mít rovněž jasně definovanou odpovědnost a sankce za porušení interních pravidel souvisejících s pořádáním výběrových řízení. Užitečné je podniknout i následující kroky: 

  • provést srovnání mezi seznamy společností, které vyjádřily zájem o zakázku, a společností, které podaly nabídku, a to za účelem identifikace možných trendů jako je stáhnutí nabídky či využití subdodavatelů,
  • provést rozhovory s prodejci, kteří již nepodávají nabídky, a s neúspěšnými prodejci,
  • zavést mechanismus, který dodavatelům umožní vyjádřit obavy z ohrožení soutěže (určit osobu nebo oddělení, kterým mají být stížnosti podány, včetně kontaktních údajů),
  • navázat spolupráci se soutěžním úřadem.

     

Jak získat indicie o bid riggingu

 

Bid rigging je vždy pečlivě utajený. Dohody zpravidla nejsou písemné, jen málokdy je možné získat přímé důkazy o jejich existenci. Je proto nezbytné všímat si nepřímých důkazů a vodítek, jakými jsou neobvyklé vzorce nabízení či výpočtu ceny, nestandardní chování podniků atd. Je třeba být ve střehu v průběhu celého zadávacího řízení, stejně jako v průběhu předběžného zjišťování informací o potenciálních dodavatelích.

Zadavatelé by se měli snažit zjistit o daném trhu a konkurentech, kteří na něm působí, maximum informací. Velmi výhodné je sdílení informací a poznatků s jinými zadavateli ve stejné pozici. Při využití těchto znalostí může vyplynout schéma rotace podniků při získávání zakázek v čase nebo na konkrétních územích – městech, obcích, regionech, kde vítězí vždy stejný uchazeč, rovněž praktiky „prodávání vysoutěžených zakázek“ subdodavatelům, utajené společné podniky atd. Podezřelé může být i nepodání nabídky do soutěže dodavatelem, který se běžně podobných výběrových řízení účastnil, neobvykle malý počet zájemců, neočekávané odstupování ze soutěže, případně odstoupení vítěze, který se pak stane subdodavatelem dalšího uchazeče v pořadí. Rovněž je typické, že určití uchazeči vždy podají nabídky, ale nikdy nevyhrají, dva nebo více podniků podají společnou nabídku (typicky jako konsorcium), i když minimálně jeden z nich by mohl podat nabídku sám za sebe. Podezřelé jsou rovněž časté vzájemné kontakty konkurentů.

Nabídky zdánlivých konkurentů se často vzájemně podobají, obsahují podobné prvky, chyby, formulace či odhady nákladů (viz i dále). V některých případech „zájemci“ vyzvedávají zadávací dokumentaci i za jiné uchazeče a totéž dělají při doručování nabídky zpět zadavateli. Podezřelé může být i stanovení ceny – jako neopodstatněně vysoké, lišící se vzájemně o přesné procento, nereagující na stav na trhu (pokles nákladů apod.). Rovněž je třeba si všímat podezřelých prohlášení a neobvyklého chování uchazečů (např. přijedou na otevírání obálek stejným vozem).

 

Podobnost předkládaných nabídek a související dokumentace:

  • zjevně psané stejnou rukou, stejný papír, obálky, dopisní známky (jsou doloženy případy, kde roh špatně odtržené známky přilepené na jedné nabídce byl u známky na obálce podané konkurentem), 
  • obálky jsou posílány ze stejné pošty, popř. stejným kurýrem; podací lístky vyplnila stejná osoba,
  • elektronické odesílání proběhlo ze stejného zařízení (email, fax), 
  • stejné chyby v psaní, počtech, ponechané části textu z jiné starší obdobné zakázky, chyby a zvláštnosti tiskové, grafické, stejně neobvyklé řazení nebo číslování stran, stejná chybějící příloha – případně totožné doplňky na poslední chvíli, 
  • u elektronických dokumentů lze z jejich „vlastností“ zjistit stejného autora/korektora.

     

Co dělat?

 

Pokud má zadavatel podezření nebo dokonce jistotu, že došlo k uzavření tajné kartelové dohody mezi uchazeči o zakázku, měl by učinit následující:

  • nikdy nekonzultovat své podezření s uchazeči, ale ani s běžnými zaměstnanci zadavatele, kteří by např. mohli být s uchazeči v užším styku, 
  • nezveřejňovat svá zjištění a podezření, 
  • zajistit maximum důkazů, které možné podvodné jednání dokládají (nabídkové dokumenty, korespondence, obálky...), 
  • vést detailní záznamy veškerého podezřelého chování a podezřelých prohlášení včetně údajů koho se týkalo, kdo jiný byl přítomen a co přesně se stalo a bylo řečeno (poznámky by měly být činěny v průběhu události, nebo když jsou ještě v čerstvé paměti zadavatele), 
  • kontaktovat Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, který je v případě potřeby schopen zajistit anonymitu (viz Zakázané dohody - bid rigging), 
  • po konzultaci zvážit, zda je vhodné ve výběrovém řízení pokračovat.

     

 

 

cs | en